【第17回】特集3:展示会の基準~ スケジュール編 ~

2018.09.25  展示会お役立ちコラム  

展示会の流れ・スケジュールはどんな感じ?

 

こんにちは!凄い展示会セクションの浅野です。本日はまたまた特集!
展示会出展を検討から当日までに『何』をどの『タイミング』までに行うのかということをお話ししていきます。

今回は具体的に説明!というよりは前回の特集2:展示会準備~ 必要なものとその費用 編 ~に引き続き、初出展の方に向けて、なんとなく展示会の流れとスケジュールをイメージできるような内容になっています。展示会当日までのイメージをつかめていない方は、必見です!

 

それでは展マス、スタートです!

 


 

【展示会の決定はいつまで?】

 

まずは、出展する展示会をいつまでに決めなければならないかという話をいたします。

 

出展する展示会の決定は、会期の約6ヶ月前にする必要があります。
なぜなら、展示会の出展社募集の締切会期の3~6ヶ月前であることが多いからです。

締切のない展示会もあります。しかし、基本的にブースは早い者勝ち。つまり、来場者の目に留まりやすい良好なブースからどんどん埋まっていくのです。有名で人気の展示会であれば、3ヶ月前にはもうすでにブースが売切!なんてこともあります。

 

希望する展示会 かつ 良い場所を確保し、有効な展示会にするためには少なくとも6ヶ月前には展示会の出展を決め、申込するようにしましょう。

 


 

【展示会の流れ・スケジュール】

 

展示会の流れを簡単にまとめると、下記のようになります。

 

 

<~6ヶ月前 検討>

 

様々な視点や方法で、展示会の出展を検討していきます。

 

▽やるべきこと▽

・情報収集や実際に展示会に足を運ぶなどして、出展する展示会を選定する
・展示会に出展する目的・ターゲット・目標の明確化を行い、展示会の軸となるものを作る。
・出展に伴う様々な費用を概算し、予算を決定する。    etc…

 

 

<~3ヶ月前 計画>

 

出展する展示会に申し込みスペースを確保できたら、目的達成のためにすべきことを明確にしていきます。

 

▽やるべきこと▽

・必要なものの洗い出し
・展示品、ブース、配布物などのデザイン案を考える。
・当日までの役割やスケジュールを決定する。    etc…

 

 

<~1か月前 準備開始>

 

今までイメージしていたものを形にする、必要なものを手配するなどして、展示会を当日までの準備をスタートさせます。

 

▽やるべきこと▽

・事前の集客を開始する
・ブース装飾の依頼をする。
・展示品、配布物などを製作する。    etc…

 

 

<~会期前日 準備(最終調整)>

 

製作物や当日の動きなどを、展示会当日に向けて最終の確認・調整を行います。

 

▽やるべきこと▽

・製作物、備品の確認や郵送
・事前集客のダメ押し
・最終ミーティング
・ブースの事前準備    etc…

 

 

<~1週間後 フォロー>

 

展示会当日を終えたら、ここからが本番といっても過言ではありません。目的達成のためにブースに足を運んでくださった方のアフターフォローを行います。また、次回の展示会出展のために反省なども行います。

 

▽やるべきこと▽
・お礼状・お礼メール
・追客
・次回の課題    etc…

 

 


 

【最後にまとめ】

 

展示会は会期6ヶ月前までに決定しよう!

Why? → 出展社募集〆切が会期の3~6か月前&ブースは早いもの勝ちであるため

 

展示会の流れとスケジュールは下記の通り

 

 

 

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あなたの展マスレベルが1UPした!

 

今回やることとしてあげたことのほかにも、やることが沢山あります。これからの展マス初心者編では、展示会の流れに沿って、やることを1つずつ丁寧に解説していきたいと思います。

 

と、いうわけで次回は「展示会の選び方」についてです!展示会選びを間違えると大変なのです・・・次回もどうぞお楽しみに!

 

 

展示会マスターへの道はまだまだ続く・・・

 

 


 

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