展示会ブースの設営準備で必要なことは?

2017.06.04  展示会お役立ちコラム  

展示会は、単にブースの装飾に力を入れれば良いということではありません。
ブースの装飾は、プロの展示会装飾会社でない限り、自社装飾のみで訴求効果のある装飾をするには限界がございます。
ブースの装飾でお悩みの際は、弊社ゼンシンまで、ご遠慮なくお問合せください。

さて、今回は、ブースの装飾以外の部分で、展示会当日の設営に必要な準備についてお力になれればと思い、まとめさせて頂きました。
展示会に初出展のお客様は、特にお困りになられることが多いようですが、
下記について、事前に知っておけば、当日の設営にさして難しいことはございません。

展示会ブースの設営準備で必要なことは?

 

<会期当日の目標を決める>

 

展示会の設営準備にあたり、目標を決めることは一番重要なことです。
達成すべき目標があれば、当日のモチベーションにも繋がりますし、妥協もしなくなります。
また、目標には、できるだけ明確な数量を入れましょう。
例えば、『会期三日間で名刺交換枚数300枚』とします。
一日100枚名刺交換をすることになるので、名刺の数をみて、午後からはどう動くかや、
初日目標を達成できなかったときに、何が良かったか悪かったかなどの、振り返りと反省のきっかけになります。
会期営業をブラッシュアップしていく基準となります。
また、このように、数字を設定しておけば、この数字を目途に当日に配るチラシの枚数やノベルティーの数など、
他の準備するものの数の指標になります。

<顧客ランクの基準を決める>

 

予め、名刺交換させて頂くお客様の見込み度ランクを設定します。
お客様には、すぐに受注に繋がる見込み度の高いお客様もいれば、なんとなくブースに寄っただけというような見込み度の低いお客様もいらっしゃいます。
見込み度の低いお客様に対し、見込み度の高いお客様と同じよう濃い対応をしても、効果は薄いですし、時間ももったいないです。
追客を的確に行うために、お客様の見込み度にランクを設け、そのランクに合わせて対応することをおススメ致します。

例えば、
Sランク=その場で受注したお客様
Aランク=具体的な話になり、検討段階までいったお客様
Bランク=商品を使う具体的なイメージがあるお客様
Cランク=ブースに立ち寄っただけのお客様

のようにランク分けします。
そして、それぞれ下記のように、各ランクごとの対応内容を定めます。

Sランク=その他、追加でご発注頂けそうな商品の資料を送る
Aランク=その場で商談日を決定し、然るべき担当に繋ぐ。
Bランク=興味を持たれた商品の御見積もりを送る。
Cランク=のお客様は、御礼メールと商品カタログを送る。

このように、予めランクによって対応内容を決めておけば、
展示会後の追客を効率よく進めることができます。

<ヒアリングシートを作る>

 

ブースに来たお客様には、様々なお悩み、ご要望があるかと思います。
それらを的確にヒアリングして引き出すには、事前にヒアリングする内容とそれらをまとめて記載する『ヒアリングシート』を設けるこが僥倖です。
ヒアリングする内容を決めておかないと、各スタッフの当日の接客により、ズレが生じてしまいます。

ヒアリングシートには、
最低限下記の内容を記載することをおススメ致します。

➀お悩み、ご要望
②ブースにお越し頂いたきっかけ
③次回の対応

➀は、顧客ランクについて前述致しましたが、ランクを分けるだけではお客様の細かい要望までは汲み取れません。
それらをできるだけ時間をかけず簡易的にメモするために、御社の商品名と利用シーンなどのチェック項目を用意しておきましょう。

②は、事前集客によってどの程度の効果が見込めたかの基準にもなります。
今回のブースの装飾に関しての記載があれば、ブースのデザインやレイアウトが効果的かどうかも確認できます。
次回出展時の参考になります。

③は、➀の内容を踏まえて、展示会終了後にどのようにターゲットにアプローチしていくかを決める項目を用意しておきます。
時間の短縮にも繋がりますし、展示会当日に参加していなかった社員への引き継ぎも手間がかかりません。

<スタッフの人数と役割を決める>

 

小型ブース内に多数のスタッフがいる場合、来場者から声をかけにくい雰囲気になりがちです。
1小間・2小間ブースの場合は、2~3名程度のスタッフが適切です。
できれば、営業に強いスタッフと技術内容に熟知したスタッフを組み合わせるようにしましょう。
来場者を営業スタッフで出迎えて、具体的な製品内容について、技術スタッフが受け持つようにしておくと、スムーズな流れができます。
展示会によっては、外国語が対応できるスタッフを配属する方が良い場合もあります。
展示会のテーマや特徴によって必要なスタッフは異なりますので、前もってどのような展示会なのかを調べるようにしましょう。

展示会ブースの設営準備で困ったら

 

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