初めての展示会担当者が注意すべき展示会ブースとは

2018.06.23  コラム  

初めて展示会の担当者になったという方や、まだそこまで展示会の経験がないといった初心者の方が注意すべき展示会ブースとは、どのようなものなのでしょうか。
展示会の設営には、様々なコツがありますが、今回は展示会ブースの設営に関して特に初心者の方が注意すべき内容についての特集です。

展示会初出展の方が気を付けるポイント

ポイント解説

展示会ブースの設営で初出展の方が気を付けるべきポイントについて、簡単にまとめてみました。
時間がなくて忙しいという方は、見出しだけでもいいので確認してみてください。

<展示会について知ろう!>

人ごみ

一言で展示会と言っても、世界各国・全国各地に様々なものがあります。
初心者で展示会会場がまだ決まっていないという方は、まずは展示会の情報を集めるようにしましょう。
自社製品の分野が出展されている展示会場が分からない時には、専門的な業界雑誌やインターネットで調べる、同業他社に聞くなどの方法で調査をしましょう。

<スペースの広さを決めよう!>

展示会ブースのスペースは、日本では「小間」という単位で表されます。
1小間は3m×3m、2小間は3m×6m、3小間は3m×9mの広さです。
大きな規模のブースになると10小間(約6m×15m)等のサイズで出展されている企業様もあるのですが、出展されている方のほとんどが1小間・2小間サイズのブースです。
このサイズは小スペースながらも最低限の備品を設置することができて、かつ施工や装飾も容易でコスト面でも優れております。
小さなスペースでも、計画的に考えた効率の良い展示会ブースを施工することができれば、巨大なブースに負けず劣らずの展示会の成果を得ることができます。

<資料はたっぷりと準備しよう!>

展示会資料

同業者だけでなく、製品に興味を持っている来場者のために、パンフレットなどの資料は多めに準備するようにしましょう。
資料を配布すると同時に声をかけてスタッフが説明をする方法や、入り口近くにパンフレットを設置して自由に配布するという方法があるので、
事前にシミュレーションをおこないましょう。
この時、もし製品サンプルを持参できるのであれば、必ず来場者に手に取って確認してもらいながら、説明をおこなうようにしましょう。
来場者に心に残る説明をすることができれば、初心者から脱することができます。

<あらかじめ追客のフロー決めておこう!>

展示会のブースの設営から少し内容がそれますが、会期後にいかにして獲得した見込み顧客にアプローチするか、その為に当日は同様に動くべきか
といったことをあらかじめ決めておくことは大事です。
せっかく来場者の興味をひいて、スタッフがしっかり説明をしてその場でよい反応をいただけても、
会期後にしっかりとお客様を追いかけて具体的な案件にしないと展示会での成果(=顧客の獲得)は得られません。
ブース内に簡単な接客スペースを設けて商談をおこなう方法もございますが、こちらはあまりおススメいたしません。
1小間・2小間のような小型ブースに机とテーブルを置いてしまうと、それだけで圧迫感を与えてしまい、来場者が寄り付きにくくなるためです。
会期中に具体的な商談を行う場合は会場内に共同の商談スペースが設けられている場合がほとんどなので、こちらをご利用いただくのがベストです。
もしどうしてもブース内に商談スペースが必要といった時は1小間・2小間といった小型ブースの場合、おすすめの商談スペースはバーカウンターのようなテーブルです。
ほとんど立ち話のような形でおこなうスペースになるので、長話には向いていないというデメリットはありますが、
最低限のスペースで商談をおこなうことができるので、ブース内に圧迫感を与えることなくブースへの入りやすさを維持することができます。

<担当スタッフを確保しよう!>

展示会の担当スタッフは、できれば2~3名参加するようにしましょう。
来場者が複数名ブースに来た場合の対応もスムーズにおこなえますし、初心者の場合は、特にスタッフそれぞれで担当係を設定した対応をおすすめします。
例えば、来場者に声をかける係が一人、具体的な製品の説明をする係が一人、そして実際の商談をおこなう係が一人といった具合に場面ごとで担当係を分けると良いでしょう。

初めての展示会は、誰でも緊張するものです。
事前にしっかりとした準備をして、万全の状態で良い展示会をおこないましょう。
上記内容が上手くいかなかった時や、それ以外に関しても不安や疑問があれば、ぜひ弊社までご相談ください。

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