展示会開催と施工時の必要品について確認しよう!

2018.03.20  コラム  

展示会ブースの施工準備ができたから、これで展示会までの準備は大丈夫と安心してはいませんか。
展示会の開催までには展示会ブースの施工準備以外にも、必要品の確保が重要です。
来場者を担当スタッフがスムーズに対応できるために、おすすめの必要品についてご紹介します。

必要品を確認しよう

現場についてからあれがなかった、これがなかったということが無いように、
事前に必要品類の確認をしっかりおこないましょう。
主な必要品類についてリストを作製してみたので、ぜひご利用ください。

「展示会ブースにおすすめの必要品リスト」

・対応マニュアル

特に来場者が多いイベントの場合は、事前にマニュアルを用意しておくと安心です。
製品や自社の知識以外にも、例えば、「お手洗いはどこにありますか?」という質問も来場者から
受けることもありますので、展示会場についても適度に把握しておきましょう。

・ノートPC

パワーポイントを使用して製品の紹介をする他、来場者の管理、スタッフとチャット等で相談する時にも使えます。
今の時代、業務の効率化にはノートPCはかかせません。
特に個人情報が入っている時には、ノートPCの管理は厳密におこなうようにしましょう。

・スマートフォン

スマートフォンは、スタッフ同士で連絡を取り合う場合や、何らかの指示を本社に確認する時にも便利です。
ノートPCがトラブルになった時に対応できるように、重要なデータを事前にコピーしておくと良いでしょう。
最近では、スマートフォンを使って受付をおこなう会場もあるので、
事前登録者の数を確認して、必要数の受付用スマートフォンを準備するようにしましょう。

・延長コード

スマートフォンやノートPC以外にも、電気を使う場面は様々です。延長コードは複数準備しておくと良いでしょう。
可能であれば、会場内の下見の時に、電源の場所を確認しておくようにしましょう。

・ガムテープ

張り紙を貼る、延長コードを固定するなどで活躍するのがガムテープです。
思いもよらない場所が破損した時にも、緊急時の修復に使用できるので、必ず一つは持参するようにしましょう。

・A4ボックス

来場者にアンケートを記入してもらった後に一時保管として使用する以外にも、
いただいた名刺とともに来場者からの質問項目などを記入してからボックスに入れる等、
来場者データの整理について幅広い活用ができます。

・ゴミ袋

基本的に、ゴミは出展者が各自持ち帰るのがマナーです。
大きめのゴミ袋を準備して、来場者も捨てられるようにするとよいでしょう。
ゴミ箱を設置するのが難しいのであれば、ガムテープで机に貼って設置するなど簡易なものでもかまいません。

・筆記用具類

ボールペン以外にも、クリップ、付箋、セロテープなどがあれば、その場で各資料をまとめることができて便利です。
アンケートを実施するような時には、複数の来場者が一気にブースへ来ても対応できるように、
来場者用のボールペンを豊富に準備しておきましょう。

・PR資料

何より、忘れてはならないのがPR資料です。パンフレットや名刺は豊富に準備しましょう。
来場者が自由に持ち帰ることのできるパンフレット用ラック等もあれば便利です。

番外編~担当スタッフ用~

担当スタッフ様に、飲み物・軽食・お菓子を準備しましょう。来場者の相手は体力・気力をいつも以上に使います。
適度に休息を取って、ベストコンディションで挑みましょう。
もし担当スタッフ用休憩所を確保できるのであれば、姿見やハンガー、空気清浄器などがあればさらに快適に過ごせます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回ご紹介した必要品は代表的なものになります。
展示会場によっては他に準備した方が良いものもあることでしょう。
来場者・担当スタッフともに過ごしやすい形にするために、
展示会ブースの施工と合わせて準備するようにしましょう。
また、品物によっては事前に会場側に持ち込みの了承を得なければならない場合もありますので、
下見の時や事前準備の時に会場側に確認するようにしましょう。

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